W Elektrowni Bełchatów wprowadzony został elektroniczny obieg dokumentów w zakresie obsługi faktur zakupowych

Uprzejmie informujemy, że <strong>od dnia 01.06.2015 r. </strong>w PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna Spółka Akcyjna (dalej PGE GiEK S.A.) Oddział Elektrownia Bełchatów zostaje wprowadzony elektroniczny obieg dokumentów w zakresie obsługi faktur zakupowych, polegający m.in. na tym, że faktury zakupowe będą podlegały skanowaniu, rozpoznawaniu i archiwizowaniu przez firmę zewnętrzną Iron Mountain Polska Sp. z o.o. Powyższy proces będzie obejmował <strong>faktury, faktury korygujące, noty księgowe, noty odsetkowe oraz rachunki</strong> (zwane dalej fakturami). Jednocześnie pragniemy podkreślić, że elektroniczny obieg dokumentów i niniejsza informacja dotyczy wyłącznie PGE GiEK S.A. Oddział Elektrownia Bełchatów. W związku z tym ww. dokumenty od dnia 01.06.2015 r. powinny być wystawiane tak jak dotychczas na: PGE Górnictwo i Energetyka Konwencjonalna S.A., ul. Węglowa 5, 97-400 Bełchatów, Oddział Elektrownia Bełchatów Rogowiec, ul. Energetyczna 7, 97-406 Bełchatów 5 i przesyłane na adres: <strong>Iron Mountain Polska Sp. z o.o. ul. Jacka Malczewskiego 5 26-607 Radom 9 Skrytka Pocztowa nr 226 </strong>skrytka pocztowa dotyczy tylko przesyłek realizowanych przez Pocztę Polską). <strong>Prosimy o przesyłanie wymienionych dokumentów jedynie z niezbędnymi </strong><strong>załącznikami potwierdzającymi dostarczenie/odebranie przedmiotu faktury (np. protokół odbioru).</strong> Pozostała korespondencja dotycząca zakupów towarów i usług dokonywanych przez PGE GiEK S.A. Oddział Elektrownia Bełchatów powinna być przekazywana tak jak dotychczas, niezależnie od wskazanych powyżej dokumentów, poprzez Kancelarię PGE GiEK S.A. Oddział Elektrownia Bełchatów lub bezpośrednio do komórek zamawiających (zgodnie z zasadami wypracowanymi z komórkami, z którymi Państwo współpracujecie). Faktury przekazywane do PGE GiEK S.A. Oddział Elektrownia Bełchatów w formie elektronicznej prosimy jak do tej pory kierować na adresy mailowe wskazane przez PGE GiEK S.A. Oddział Elektrownia Bełchatów. W celu uzyskania maksymalnych korzyści z przyjętego rozwiązania, zwracamy się z prośbą o umieszczanie na fakturze naszego <strong>numeru umowy lub numer zamówienia SAP.</strong> Uprzejmie prosimy Państwa o przygotowanie się do opisanych zmian w przekazywaniu korespondencji, w szczególności o uwzględnienie w Państwa systemach informatycznych nowego adresu korespondencyjnego i danych wymaganych na fakturze. Zastosowanie przedstawionych powyżej wytycznych jest dla nas kluczowe, gdyż usprawni proces ich akceptacji, księgowania i dokonywania płatności, co będzie wiązało się z wymiernymi korzyściami również dla Dostawców. Ponadto informujemy, że PGE GiEK S.A. Oddział Elektrownia Bełchatów prowadzi aktualnie analizę, czy opisane powyżej zmiany, związane z obiegiem faktur, będą skutkowały koniecznością zmiany postanowień zawartych w umowie. W przypadku stwierdzenia potrzeby zmiany obowiązującej umowy, PGE GiEK S.A. Oddział Elektrownia Bełchatów wystąpi indywidualnie do Państwa w odrębnym trybie z prośbą o wyrażenie zgody na wprowadzenie odpowiednich zmian aneksem. Natomiast w umowach, w których Zamawiający zastrzegł sobie prawo do zmiany adresu dostarczenia faktur bez konieczności wprowadzenia zmian Aneksem, wysłane zostanie stosowne pismo.